Notre vie professionnelle doit-elle être une course contre la montre ?
Pour la plupart des managers et chefs d'entreprise, la journée de travail ressemble plus à un sprint continu, qu'à une marche digestive...
Et oui, une journée est composée de 1440 minutes, et c'est bien l'une des seules choses qui ne changera jamais... Même si parfois nous prolongeons les journées de travail jusqu'à tard le soir, il n'empêche que nous nous faisons rattraper par le diner, par la famille, par le sommeil... On ne peut étirer la journée à l'infini, pour autant il reste tant de choses sur la to-do list...
Dans ce cas là, nous avons plutôt tendance à foncer tête baissée, à essayer de cocher le maximum de cases avant la fin de la journée, voire de la soirée... Mais est-ce vraiment la bonne solution ?
Prendre le temps de gérer son temps
Bien entendu, il y a très souvent des délais à respecter, des obligations ... Mais c'est comme en vélo si on ne met pas le bon braquet, plus nous pédalons vite, moins nous avançons.
Car oui, il est essentiel de prendre le temps de s'interroger sur son organisation actuelle : Où je perds le plus de temps dans mon travail aujourd'hui ? Pourquoi je n'arrive pas à réaliser toutes mes tâches?
Commençons par les petites choses. Par exemple, perdre du temps à chercher ses documents, à retrouver un fichier qui n'était pas nommé comme nous le pensions, à retrouver un mot de passe d'accès, un mail... Toutes ces petites choses qui me font perdre 3, 5... parfois 10 minutes, par-ci par-là..
2min30 de prises... pour 45 minutes de gagnées !
Si je fais part de mon (mauvais) exemple, je notais toujours rapidement mes rendez-vous, et je perdais beaucoup de temps à retrouver le lieu exact du rendez-vous, lorsque je devais m'y rendre puis au moment de faire mes frais kilométriques. Quand j'y ai réfléchi, je me suis rendu compte que 10 secondes de plus prises sur le moment évitaient de me faire perdre 3 minutes ensuite, à chercher et rechercher dans les mails, les sms, sur internet... En effet, 3 minutes ça ne semble pas beaucoup, mais imaginez-vous, si je prends 3 rendez-vous par jour, je passe 45 minutes par semaine à faire cela alors que je n'y passe que 2 minutes 30 si je note directement le lieu de mes rendez-vous.
Et cela, c'est juste en travaillant sur un petit point! Chassons donc nos mauvaises habitudes.
Prioriser, pour ne pas se disperser...
La priorisation des tâches est un autre point d'organisation pour lequel il faut prendre de son temps, afin d'en gagner. Lorsque vous êtes au travail, vous êtes comparable à un sportif de haut niveau : vous devez savoir gérer vos efforts de façon intelligente. Rien ne sert de rêver à battre le record du 100 mètres si vous n'avez pas travaillé le fond.
Ainsi, occupons nous surtout des tâches importantes. Pour cela, pensez à les définir au préalable. Vous vous rendrez aussi à l'évidence que les tâches moins importantes et moins urgentes, peuvent en général être déléguées. Ne vous encombrez pas inutilement, et allez à l'essentiel. Bien gérer son temps, cela revient à remplir son verre (l'agenda) avec des gros cailloux (les tâches importantes et non urgentes) d'abord. Il restera toujours de l'espace pour ajouter les petits cailloux (tâches urgentes et importantes), le sable (tâches urgentes et non importantes) et même de l'eau (tâches pas urgentes et pas importantes), sans que le verre ne déborde. L'inverse n'est pas vrai!
S'aérer, pour mieux se concentrer...
Il arrive aussi régulièrement de lever les yeux de ses dossiers, de son écran, et de se rendre compte de l'heure tardive. Ou encore d'enchainer les réunions, au point de ne s'octroyer aucune pause.
Et qu'en est-il de votre pause déjeuneur ? Au restaurant avec un client, un collaborateur?... Autant dire que vous n'avez pas parlé (ou très brièvement) de vos passions ou de vos vacances à venir.
Alors oui, il pourrait être "mal vu" de prendre une pause après sa "pause déjeuner", comme il est souvent vu d'un mauvais œil de partir tôt du travail (dans certaines entreprises, tôt peut signifier 17h, dans d'autres 20h)... Et pourtant ! Le cerveau a besoin de s'aérer, de se reposer, si nous voulons l'utiliser convenablement. Prenez l'habitude de faire des pauses, d'aller boire un thé, un café, ou même un verre d'eau. Prendre l'air, parler de sujets qui vous plaisent... Même 10 minutes, cela vous redonnera de la force et rechargera vos batteries. Pourquoi ne pas vous fixer une pause toutes les deux heures, ou toutes les deux tâches par exemple ? A vous de trouvez votre propre équilibre...
Trouver sa propre façon d’être efficace
Bien entendu, il y a d'autres points clés à l'efficacité, comme savoir dire non ou oui si.., améliorer son cadre de travail, conserver des plages vides pour gérer l'imprévu... Le tout est de trouver ce qui vous affecte vous, personnellement, et de trouver votre propre remède.
Lorsque j'accompagne des personnes sur l'amélioration de leur efficacité personnelle, je passe en revue plus de 50 bonnes pratiques. En moyenne, ils en retiennent une quinzaine, ce qui peut leur faire économiser jusqu'à 20% de leur temps, soit une journée pleine ! Certains consacrent ainsi plus de temps à la réflexion stratégique, aux collaborateurs ou à sortir à l'extérieur de l'entreprise ou à se détendre. Ce temps gagné permet finalement de mieux faire son métier dans avec plus de sérénité.
Cela vaut la peine de se poser quelques instants non ?
Et vous, qu'avez vous mis en place pour être plus efficace? Quels sont vos points d'organisation à améliorer ? Comment pensez-vous y remédier ?
Xavier Vankeerberghen - Coach de dirigeants